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作为企业基本的系统架构之一，企业邮箱在部署过程中，远不是购置一台服务器，装一个系统那么简单。期间还要面临部门间的沟通，时间和资源的限制，管理层的压力，对系统高可靠性和低的TCO双重要求，项目完成后顺利迁移至运营人员手上，以及后期灵活可扩展等诸多挑战。因此，企业IT人员在开始写技术书之前和项目实施过程中，一定要有全局观，有一个项目从开始到结尾的宏观考虑。具体可分为五个过程：
1、 启动过程（Initiating）
即项目确定但还未开始的过程，是对后期项目能否顺利执行、交付非常关键的一点。主要分3个方面：
•明确目标，即弄清楚企业自身真实的需求，包括写在纸上的和潜在的，并将之转化为要实现的目标；
•获得授权，每个项目都需要有一个甚至几个团队来合作完全，从技术设计到项目管理到后期运营，沟通和职权范围就变得异常重要，只有这样才能够做到执行的性；
•经费，项目经理具体可以支配的经费有多少，一点要在前期确定好，如果说边执行边向财务部门申请，那么十有八九会失败，而且也是对企业控制成本支出的不负责。
这三点在项目开始之前一定要准备好，并通过向领导申请形成书面章程。
2、 计划过程（Planning）
对整个项目执行的一个完整预演，即项目计划书。这个过程中项目经理需要：
•制定项目计划，包括邮箱系统架构选择（我们以Exchange邮件系统为例），具体细节安排、可行性分析以及整个项目时间预估；
•明确人员组织，根据项目需求组建团队，并做好与相关部门和技术人软的沟通计划；
•平衡需求与成本，这个过程主要涉及服务器等设备的采购计划，既要保证设备的高性能，又要有效控制TCO（总体拥有成本），包括设备自身质量、后期维护成本以及灵活可扩展性。这也是目前很多服务器厂商都在努力的目标。
以中小企业用户所选择多的戴尔服务器 为例，T系列和R系列是目前具性价比的两种机型，凭借更高的密度能够有效提升资源利用率，节省能源和时间，同时采用模块化设计，具有非常灵活的可扩展性。此外，戴尔的服务 还能够提供7x24全天候响应和上门服务，进一步降低用户的总体拥有成本。
3、 执行过程（Executing）
主要考验团队的执行力和灵活应变能力，既要能够按计划执行项目，同时又能够即时根据领导层或实际需求优化项目计划。
4、 控制过程（Controlling）
主要对项目整体进度、成本和实施质量进行监控，是否与计划有所偏离，必要时可以中端项目来采取修补措施。
5、 结束过程（Closing）
收尾过程，对项目进行总结，包括系统是否达到企业需求，成本是否超标等。另一个重要原因是，将经验进行总结后交给运营部门，有助于系统平稳有效的运行。
值得注意的是，这五个过程相互之间并不是独立的，在时间上是可以重叠的，这样也助于提升项目执行效率。另外一点需要了解的是，整个邮件系统在交付前后呈现在领导和员工眼中只有两点：成本和稳定性，其中起关键影响的正是后端服务器，这就要求项目经理在采购过程中根据企业现状按需定制，并对样机进行压力测试。具体可以参考杭州捷翔科技有限公司解决方案成熟案例，或者通过致电免费咨询IT解决方案团专家。
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